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25-11-2020 ARCHIVEROS

La modernización de los Archivos electrónicos municipales andaluces centra una jornada de la FAMP

La Federación Andaluza de Municipios y Provincias (FAMP) ha organizado este miércoles una jornada denominada “La Administración municipal y provincial ante el reto del archivo electrónico” dirigida a responsables políticos y personal técnico de las entidades locales que ha contado con la presencia de unas 200 personas, entre ellas más de una veintena de distintas comunidades autónomas de España.

La gestión del documento y del expediente electrónico y la implementación del archivo electrónico único suponen un cambio de paradigma y una transformación sin precedentes. Pero también una gran oportunidad de cambio y de evolución para los Archivos y sus profesionales.

La entrada en vigor de la Ley 39/2015 de 1 de octubre, de procedimiento administrativo común de las Administraciones Públicas y de la Ley 40/2015 de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público, sistematizan toda la regulación relativa al procedimiento administrativo, clarificando e integrando el contenido de las leyes 30/1992, de 26 de noviembre y 11/2007, de 22 de junio, profundizando en la agilización de los procedimientos con un pleno funcionamiento electrónico. El próximo 2 de abril de 2021 se cumple el plazo para que toda la administración pública cumpla con la ley 39 y 40/2015 y se dote de un archivo electrónico único.

De acuerdo con la referida normativa, en la actualidad, las administraciones públicas están obligadas a tramitar sus expedientes y actos administrativos de manera electrónica y a relacionarse con los ciudadanos y con las otras administraciones de manera digital, asegurando la autenticidad, integridad, confidencialidad, acceso y conservación de los documentos administrativos, así como la interoperabilidad y la seguridad de los sistemas y de las soluciones adoptadas por cada una de ellas.

Esta jornada ha abordado todas estas cuestiones, así como la situación actual en los Archivos españoles y cómo están afrontando su implementación, los retos de futuro y las necesidades de transformación de los archivos históricos.

La secretaria general de la FAMP, Teresa Muela, ha subrayado que “la Administración pública se fundamenta en los principios de transparencia, participación y colaboración; pero para ello debe sustentarse en una correcta política de gestión documental” y ha abundado que la “adecuada conservación de los documentos protege los derechos e intereses de la ciudadanía y la conservación de esta documentación salvaguarda la historia de una comunidad autónoma, su memoria colectiva. Por otro lado, la documentación correctamente gestionada permite a la Administración local evaluar el impacto de sus programas y mejorar los procesos de trabajo”.

De igual manera, ha destacado que “las corporaciones locales tienen que disponer de sistemas de gestión documental con el fin de controlar de forma eficiente y sistemática todo el ciclo de vida de los documentos. La gestión documental es un elemento esencial de transparencia de los gobiernos puesto que permite conocer su documentación, el régimen de acceso que tienen asignado los documentos y la trazabilidad de todas las acciones. De este modo, la gestión de documentos aporta una garantía de control que la ciudadanía puede ejercer sobre las administraciones públicas y el patrimonio documental”, ha remarcado.

La FAMP inmersa en su plan de capacitación para responsables políticos y personal técnico de la Administración Local, gracias a las alianzas con entidades e instituciones públicas y privadas, ha organizado este webinar con la colaboración de Baratz Innovación Documental y la Asociación Andaluza de Archiveros para afrontar cuestiones de interés en materia de archivo electrónico.

«El archivo electrónico es un hito para la Administración ya que adapta las organizaciones públicas a los nuevos tiempos con una mejora de eficiencia. Este forma parte de una metamorfosis digital donde la gestión del documento electrónico supone un gran cambio de paradigma tanto para el Archivo como para su profesional. Comentar que desde Baratz llevamos más de 20 años trabajando con dichos  profesionales con la finalidad de modernizar los Archivos», ha señalado Juan Repiso, director general de Baratz.

Finalmente, Muela ha recordado que la FAMP, como RED DE REDES del municipalismo andaluz, tiene como misión: “unir a los actores clave para compartir buenas y malas prácticas con  el fin de sumar y seguir construyendo municipalismo”.