Formación

10-05-2021

FAMP participa en una mesa redonda que aborda el archivo electrónico único en las XI Jornadas de Innovación Social y Nuevas Tecnologías que se desarrollan en Pilas

La Federación Andaluza de Municipios y Provincias (FAMP) ha participado este lunes en una mesa redonda que ha abordado el archivo electrónico único: norma, organización y tecnología para una Administración Digital plena que se enmarca  la XI Jornadas de Innovación Social y Nuevas Tecnologías “Innova 21” que se desarrollan en Pilas (Sevilla) desde el pasado 6 de abril y concluirán el 31 de mayo. Estas jornadas fueron inauguradas por el presidente de la FAMP y de la Diputación de Sevilla, Fernando Rodríguez Villalobos; el alcalde de Pilas,
José Leocadio Ortega Irizo; la concejala de Innovación y Nuevas Tecnologías, Promoción Juvenil, Ocio y Tiempo Libre del Ayuntamiento pileño, Luisa María Quintero, y Juan Luís Cruz Navarro, director general del consorcio Fernando de los Ríos.

Estas jornadas de Innovación Social y Nuevas Tecnologías se han distribuido en varias semanas temáticas girando en torno a un tema específicamente elegido de acuerdo a las demandas. Temas como el emprendimiento y la ciberseguridad, entre otros, han sido objeto de estudio desde el prisma de la innovación y las nuevas tecnologías..

Esta semana ha dado comienzo con  “Habilidades para ser Digital” que se ha abierto, este lunes, con el encuentro: El archivo electrónico único: norma, organización y tecnología para una Administración Digital plena, en el que ha colaborado la FAMP y en el que han participado Carmelo Benito García, jefe del Servicio de Administración electrónica - INPRO  de la Diputación de Sevilla; José Domingo Gallego, director de la Asesoría Jurídica del Ayuntamiento de Vélez Málaga; Gema Martín González, vocal de la Asociación de Archiveros de Andalucía y Maribel Valiente Fabero, coordinadora del Sistema de Información de Archivos  de la Consejería de Cultura y Patrimonio Histórico de la Junta de Andalucía

En la mesa se ha analizado y debatido la situación actual en la que se encuentra la situación del archivo electrónico único, en base a lo establecido en la normativa reguladora; dónde o cómo es necesario comenzar; qué ayudas se encuentran para interpretar este reto desde la óptica más jurídica; qué nos ha enseñado la práctica y el nivel tecnológico para alcanzar esta meta que propone la Ley 39/2015 de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común (LPAC) que establece la obligatoriedad de toda Administración Pública de mantener y gestionar un archivo electrónico único. Tras varias prorrogas para su implantación, el pasado día 2 de abril entró en vigor y tal como establece el articulo 17, “cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados” indicando además que “los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión”

La coordinadora del Sistema de Información de Archivos de la Consejería de Cultura y Patrimonio Histórico de la Junta de Andalucía, Maribel Valiente Fabero, ha compartido la experiencia de la Junta de Andalucía en la configuración del archivo electrónico único, destacando que “partimos de una buena situación, la implantación de un modelo homogéneo de gestión documental, y evolucionamos integrando en el mismo la nueva situación, esto es la gestión de los "documentos y expedientes electrónico administrativos", utilizo estas denominaciones "configuración" y "documentos y expedientes electrónicos administrativos" porque encierra toda una declaración de intenciones, alcance y metodología."

El jefe de Servicio de Administración electrónica - INPRO  de la Diputación de Sevilla; Carmelo Benito García, ha resaltado que “desde un punto de vista tecnológico, se pensaba en un principio que el Archivo electrónico era otra necesidad tecnológica más, del que no nos debíamos preocupar hasta la finalización del procedimiento. Incluso se determina que su entrada en  vigor quedaba supeditada a la disposición final séptima de la ley 39/2015 (que ha tardado en entrar en vigor 5 años), frente a otras obligaciones electrónicas, documento y expediente electrónico, que entraron en vigor al año de la publicación de la ley.

Este planteamiento cronológico ha sido un gran error, por lo que desde Diputación de Sevilla se ha obviado el mismo y hace tiempo que iniciamos los trabajos necesarios para la implantación del Archivo electrónico”, ha aseverado.

Por otra parte, el director de la Asesoría Jurídica del Ayuntamiento de Vélez-Málaga, Domingo Gallego, ha afirmado que “una de las contribuciones más positivas que podemos hacer los juristas locales para apoyar el avance de la digitalización y la implantación de la Administración Electrónica pasaría por visionar los muchos retos que superar, e interpretaciones jurídicas que conferir, con las gafas del contexto presente. Si nos aferramos a la regulación del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Corporaciones locales del año 1986-aún vigente- estaremos tratando de aplicar soluciones del siglo XX a problemas del Siglo XXI.”

Finalmente, la vocal de la de la Asociación de Archiveros de Andalucía, Gema Martín González, ha manifestado que “el archivo electrónico es la última etapa del ciclo de vida de los documentos y expedientes administrativos. Pero los requisitos que deben cumplir los documentos para su ingreso en el archivo han de ser tenidos en cuenta desde antes de la creación de los mismos, desde el diseño del sistema”.

Destacando que el archivo electrónico único “necesita, no sólo de archiveros, también de la participación de nuevos profesionales para su correcta implementación: responsable de T.I., delegado de Protección de Datos, responsable de Seguridad de la Información, responsable de Transparencia y  responsable de Simplificación y Normalización.”